Меню

Как пронумеровать основные средства

Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств

poryadok_prisvoeniya_inventarnyh_nomerov_osnovnyh_sredstv.jpg

Похожие публикации

В целях точного достоверного учета основных фондов на предприятии, каждому из объектов ОС присваивается инвентарный номер. Порядок присвоения инвентарных номеров основных средств регламентируется нормативными и локальными актами. Расскажем, по каким правилам формируется инвентарный номер при учете имущества компании.

Как происходит присвоение инвентарных номеров основным средствам

Прежде чем начать эксплуатацию основного средства, его следует принять на учет. Именно на данном этапе объекты ОС получают свои инвентарные номера и становятся объектами бухучета. Присвоенный номер позволяет отслеживать все перемещения и выбытие инвентарной единицы, то есть, конкретного основного средства.

Основные документы, регулирующие процесс присвоения номеров объектам учета – это «Методические указания по бухучету ОС», утв. Приказом Минфина № 91н от 13.10.2003 (с изм. от 23.01.2020), и приказы Минфина — № 174н от 16.12.2010 и № 157н от 01.12.2010 в ред. от 28.12.2018, регламентирующие в т.ч. присвоение инвентарного номера основным средствам в бюджете, органах госвласти и МУП. На основании этих норм компании сами разрабатывают и закрепляют в своих локальных актах порядок присвоения номеров инвентарным объектам.

Структура инвентарного номера ОС

Уникальные инвентарные номера присваивают всем объектам движимого и недвижимого имущества стоимостью свыше 10 тыс. руб. Объекты библиотечного фонда нумеруют независимо от их стоимости. Номера должны иметь все ОС, находящиеся в эксплуатации, а также в запасе или на консервации (п. 46 приказа № 157н).

Формирование номера производится по определенному алгоритму, который зависит от особенностей и потребностей организации. Чем крупнее компания, чем больше в ней подразделений (филиалов, отделов, цехов и т.д.) и, соответственно, инвентарных объектов, тем сложнее будет структура инвентарного номера. Количество цифр в нем может быть любым. Так, в инвентарном номере ОС может быть зашифрована, к примеру, следующая информация:

  • счет бухучета — 01 «Основные средства» (дополнительно может указываться и субсчет);
  • шифр структурного подразделения организации, в котором размещен объект, согласно внутренней номенклатуре – он может обозначаться цифрами (например, «03» — склад), буквами (например, «ГАР» — гараж, «БУХ» — бухгалтерия) или комбинированно («Ц03» — цех № 3, «Ф1» — филиал № 1);
  • амортизационная группа ОС – к примеру, 01, 04, 08, 10 и т.п.;
  • номер объекта по порядку.

Структура инвентарного номера, принятая в компании, должна быть зафиксирована в ее учетной политике или ином локальном акте.

Пример

Торговая компания приобрела компьютер для своего товарного склада № 4. В соответствии с внутренней номенклатурой, склад имеет шифр СКЛ04. Компьютер относится ко второй амортизационной группе и учитывается на счете 01 «Основные средства». Порядковый номер объекта ОС, приобретенного для данного подразделения – 0023. Согласно порядку, закрепленному в учетной политике компании, при вводе компьютера в эксплуатацию ему присвоен следующий инвентарный номер:

Номер учитывает счет бухучета (01), группу амортизации (02), подразделение (СКЛ04) и порядковый номер объекта (0023).

Если компания небольшая, без сложной структуры, и в ней числится лишь несколько объектов ОС, к ним допустимо применять обычную порядковую нумерацию: 001, 002, 003 и т.д. Присвоенные номера вносят в «Инвентарную книгу» с указанием сведений об объектах ОС и мест их нахождения (п. 12 приказа № 91н).

Правила присвоения инвентарных номеров основным средствам

Главное требование, предъявляемое к инвентаризационным номерам – это их уникальность, а также последовательность присвоения, т.е. соблюдение порядка числового ряда.

Присвоенный объекту номер сохраняется за ним на протяжении всего времени нахождения его в компании. Внутренние перемещения основного средства (например, из одного отдела в другой), как и смена амортизационной группы, изменений его инвентаризационного номера не влекут. Только при смене собственника (при продаже ОС и т.п.) новый владелец присвоит объекту свой инвентарный номер, сформированный по его правилам.

Арендованные объекты на забалансовых счетах могут учитываться по номеру, присвоенному им арендодателем (п. 14 приказа № 91н).

Читайте также:  Как рассчитать сумму выбытия основных средств

Нельзя присваивать разным объектам одинаковые номера, даже если одни из них уже выбыли, а другие еще находятся в эксплуатации. При необходимости, использовать номера выбывших объектов разрешено только по истечении пяти лет по окончании года их выбытия.

Особое правило присвоения номера действует для ОС, входящих в комплекс объектов основных средств, учитываемых в бухучете как единый инвентарный объект. Каждому из отдельных ОС, входящих в такой комплекс, присваивают внутренний номер, включающий совокупность инвентарного номера комплекса и собственный порядковый номер внутри него (п. 46 приказа № 157н).

Когда основное средство, как инвентарный объект, включает в себя несколько частей, и все они имеют одинаковый срок полезного использования, такому объекту присваивают единый инвентарный номер, указывая его на каждой из частей. Если же срок использования частей объекта различается, то каждой из них присваивают собственный номер (п. 11 приказа № 91н).

Нанесение инвентарных номеров

Номер, присвоенный основному средству, наносится непосредственно на его поверхность. Это можно делать любым доступным способом – путем нанесения надписи краской, маркером, гравировкой, прикреплением металлического жетона и т.п. Главное, чтобы такая маркировка легко читалась, сохранялась в течение всего периода использования ОС, и ее невозможно было бесследно удалить.

Номера присваиваются, но не наносятся на объекты, уже имеющие уникальные номера, по которым их можно идентифицировать – например, на автомобили, т.к. они имеют номерные знаки. Также присвоенные объектам номера не наносят на их поверхность, если это прямо запрещают правила эксплуатации соответствующего основного средства.

В любом случае, в локальном акте нужно обосновать, в каких случаях компания может не проставлять инвентарные номера на поверхности объектов.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Источник



Как правильно присвоить инвентарный номер

Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.

Инвентарный номер и особенности его применения

Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.

Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:

  • ОС – основные средства, объекты имущества организации, которые находятся в работе более года, предназначены для производственных нужд, и стоимость которых составляет законодательно определенную величину;
  • нематериальные объекты, активы (НМА) — к ним относят продукты интеллектуального труда, например, технологические разработки, разработки ПО, товарные знаки, фирменные наименования и др.объекты, у которых нет материальной формы, но которые могут в перспективе принести материальную выгоду (см. ГК РФ ст. 1225-1, ПБУ 14/07);
  • непроизведенные объекты, активы – это природные объекты, недра, земли, водные объекты и др.

Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.

К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:

  • они не должны дублироваться;
  • они должны присваиваться по порядку.

Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:

  1. Инвентарный номер наносится в присутствии специально созданной для этих целей комиссии и фиксируется в журнале инвентарных номеров.
  2. Если инвентарный объект представляет собой целое, состоящее из отдельных функциональных частей, номер наносится на каждую его часть.
  3. Перемещения инвентарного объекта в пределах организации или ее подразделений не является причиной для изменения номера или его корректировки. Инвентарный номер не изменяется во все время эксплуатации объекта, которому он присвоен.
  4. Если ОС арендованы компанией, они, как правило, учитываются по номерам, присвоенным арендодателем. В то же время из Постановления 11 Арбитражного апелляционного Суда по д. №А55-24142/2013 от 28-04-14 г. следует, что при переходе прав на инвентарный объект, например, при подписании договора лизинга, ему может быть присвоен новый инвентарный номер организацией, приобретшей такие права. Утверждается, что присвоение инв. номера является внутренним делом организации.
  5. Инвентарный номер объекта, снятого с учета (проданного, списанного и т.д.), не может быть присвоен другому объекту в этой же организации.
Читайте также:  Ароматизирующие добавки в моющих средствах

Нормативная база

Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.

Структура инвентарного номера

Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:

  • ее размеров;
  • структуры и наличия подразделений;
  • возможностей и ресурсов в процессе организации БУ.

Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:

  • 04 — счет учета НМА;
  • 03 — код подразделения, в котором находится объект;
  • 02 — номер по порядку этого объекта в подразделении.

Получаем инвентарный номер 040302.

Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:

  • «АХО» — для бухгалтерии и финансовой службы хозяйственной службы;
  • «СКЛ» — склад и др.

Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.

Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.

Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров

Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:

  1. Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
  2. Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
  3. Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
  4. Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.

Источник

Настройка расположений основных средств и нумерация (Россия)

Dynamics 365 for Finance and Operations стало специализированным приложением, с помощью которого вы можете управлять определенными бизнес-функциями. Дополнительные сведения об этих изменениях см. в разделе Руководство по лицензированию Dynamics 365.

Настройка местоположения ОС

Местоположения определяется для основных средств и используются, чтобы рассчитывать начисления амортизации. В зависимости от местоположения ОС вычисленная сумма амортизации относится или на производственные затраты продукта, или на счет ГК.

Необходимо указать местоположение ОС, прежде чем приобрести основное средство. При перемещении основного средства из одного местоположения в другое можно создать транзакцию для регистрации перемещения средства.

Читайте также:  При каких обстоятельствах банк без разрешения владельца счета снимает со счета денежные средства

Можно использовать страницу Местоположение ОС для настройки местоположения ОС и указания подразделения компании, которому принадлежит ОС.

Выберите Основные средства (Россия) > Настройка > Местоположение, чтобы открыть страницу Местоположение ОС.

Выберите Создать, чтобы создать местоположение ОС.

В поле Местоположение введите код местоположения. В поле Имя введите описание местоположения.

Если местоположение ОС отличается от головного офиса компании, в поле Код отдельного подразделения выберите отдельное подразделение. Если специально не указать обособленное подразделение, то местоположение ОС будет в головном офисе. Если выбранное подразделение независимо, для параметра Независимое автоматически устанавливается значение Да (Настройка подразделения).

На экспресс-вкладке Профили разноски по ОС выберите Создать для создания строки.

В поле Группировки выберите группировку для профиля разноски ОС:

  • Таблица — профиль разноски группируется по выбранному ОС.
  • Группа — профиль разноски группируется по группе амортизации.
  • Все — профиль разноски группируется по всем основным средствам.
  • Учет — профиль разноски группируется по модели стоимости.

В поле Связь счета выберите группу амортизации, основное средство или модель стоимости, для которых используется профиль разноски.

В поле Счет ГК выберите счет ГК для разноски проводок основных средств.

В поле Счет для аморт.премии выберите счет ГК, который будет использоваться для разноски премии амортизации для основных средств, если премия амортизации применяется.

Настройка нумерации основных средств

Имеется два варианта для назначения номеров основным средствам:

  • Ручной выбор — этот параметр подходит для компании, которая имеет несколько основных средств. Настройка не является обязательной для ручного выбора.
  • Автоматическая нумерация основных средств, которая базируется на группе ОС — этот параметр подходит для компании, которая имеет много основных средств. На странице Группы ОС можно создать много номеров счетов или групп для основных средств и присоединить номерную серию к каждой группе (Основные средства (Россия) >Настройка >Группы ОС). Необходимо указать номерную серию по умолчанию при настройке основных средств.

Настройка автоматической нумерации всех ОС из одной номерной серии по умолчанию

  1. Выберите Администрирование организации >Номерные серии >Номерные серии и создайте номерную серию по умолчанию, используемую для нумерации основных средств.
  2. Выберите Основные средства (Россия) >Настройка >Параметры, чтобы открыть страницу Параметры основных средств.
  3. На вкладке Номерные серии выберите код номерной серии, который будет использоваться для автоматического создания номера ОС.
  4. На вкладке Основные средства задайте для параметра Автонумерация ОС значение Да.

Если для параметра Автонумерация ОС установлено значение Да. Затем при создании основного средства на странице Основные средства (Основные средства (Россия) > Обычные > Основные средства) автоматически вводится следующий номер в серии в поле Инвентарный номер ОС.

Настройка автоматической нумерации основных средств, которая основана на группе основных средств

  1. Выберите Основные средства (Россия) >Настройка >Группы ОС.
  2. Установите флажок Автонумерация ОС для выбранной группы основных средств, затем выберите соответствующую номерную серию в поле Серия автоматической нумерации.

Эта номерная серия используется для всех ОС, назначенных группе ОС.

Чтобы создать группу основных средств, выберите Создать, затем введите нужные сведения.

Создание штрих-кодов из номеров основных средств

  1. Выберите Основные средства (Россия) >Периодические операции >Формирование штрих-код из инв. номера ОС.
  2. На экспресс-вкладке Включаемые записи выберите Фильтр, затем в диалоговом окне Активы введите критерии, которые используются для выбора основных средств. Затем выберите OK, чтобы вернуться в диалоговое окно Формирование штрих-код из инв. номера ОС.
  3. Нажмите ОК. Если не указан штрих-код для основного средства, значение, указанное в поле Инвентарный номер ОС появится в поле Штрих-код на странице Основные средства (Основные средства (Россия) >Обычные >Основные средства).

Каковы ваши предпочтения в отношении языка документации? Пройдите краткий опрос (обратите внимание, что этот опрос представлен на английском языке).

Опрос займет около семи минут. Личные данные не собираются (заявление о конфиденциальности).

Источник